System kadrowo-płacowy oraz dostęp online do danych

Znając rosnące potrzeby naszych Klientów w zakresie stałego dostępu do danych, raportów kadrowo-płacowych oraz kontroli procesów, w ramach świadczonych przez nas usług zapewniamy stały dostęp online do funkcjonalności systemu kadrowo-płacowego. Dostęp ten jest możliwy za pomocą Pulpitu Pracownika, Pulpitu Kierownika oraz e-archiwum. Funkcjonalności te sprawiają, że nasze usługi outsourcingu kadr i płac stają się jeszcze bardziej efektywnym rozwiązaniem, pozwalającym nie tylko sprostać potrzebie stałego dostępu do bieżących danych, ale także redukować koszty administracji kadrowo-płacowej, m.in. poprzez ograniczenie papierowej dokumentacji.

Poniżej przedstawimy szczegóły naszej oferty w zakresie dostępu online do systemu kadrowo-płacowego:

Dostęp online do danych

Zarządzanie zasobami ludzkimi staje się sprawniejsze dzięki szybkiemu i intuicyjnemu dostępowi do danych kadrowo-płacowych zgromadzonych w systemie. Co istotne z dostępu można korzystać poza siedzibą firmy, jak również za pośrednictwem urządzeń mobilnych.

Dostęp do danych może mieć każdy pracownik (Pulpit Pracownika). Narzędzie to umożliwia głównie samodzielną weryfikację danych kadrowych przez pracownika, zgłaszanie wniosków urlopowych, pobieranie pasków wynagrodzeń oraz rozliczeń rocznych PIT-11. Równolegle za pomocą Pulpitu Kierownika, przełożeni mogą mieć podgląd do danych kadrowych oraz płacowych swoich pracowników. Na etapie wdrażania, dzięki zidentyfikowaniu procedur w firmie, w systemie można odwzorować strukturę organizacyjną oraz ustalić zakres dostępów do danych dla pracowników oraz kierowników różnych szczebli. Właściwe przypisanie uprawnień umożliwia zachowanie bezpieczeństwa oraz poufności danych – dostęp mają tylko osoby upoważnione.

Dostęp online daje również  możliwości raportowania za pośrednictwem zdefiniowanych już w systemie standardowych raportów jak również dzięki generatorowi raportów, który uwzględnia potrzeby osób zarządzających. Raporty można przeglądać w systemie oraz wygenerować je do formatów takich jak PDF czy Excel.

Zastosowane na etapie projektowania architektury systemu jak i implementacji rozwiązań informatycznych umożliwiają zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa aplikacji. System jest także na bieżąco aktualizowany do zmieniających się wymogów prawnych, w tym przepisów RODO.

Korzyści wynikające z implementacji rozwiązania:
 
  • Oszczędność czasu
  • Uproszczenie i przejrzystość procedur
  • Automatyzacja
  • Ujednolicenie procedur
  • Monitorowanie działań on-line
Pulpit Pracownika

Dzięki aplikacji Pulpit Pracownika, każdy pracownik otrzymuje dostęp do własnych danych kadrowych oraz płacowych umożliwiający m.in.:
 
  • elektroniczny obieg wniosków urlopowych. Pracownicy sami składają wnioski elektroniczne w kilka minut, również poza siedzibą firmy. Narzędzie automatycznie przesyła dokument do właściwych osób, zgodnie ze strukturą firmy. Zarówno pracownik jak i przełożony otrzymują mailowe potwierdzenie statusu danego wniosku. Rozwiązanie to pozwala zaoszczędzić czas kadr, kierowników i pracowników oraz zredukować ilość papierowej dokumentacji,
  • podgląd/wydruk pasków płacowych oraz rocznych rozliczeń podatkowych PIT-11,
  • weryfikację danych kadrowych (m.in. numer rachunku bankowego, właściwy urząd skarbowy, terminy obowiązkowych szkoleń BHP oraz badań lekarskich, ewidencję urlopów).
Pulpit Kierownika

Aplikacja Pulpit Kierownika jest powiązana z Pulpitem Pracownika. Podstawową funkcjonalnością jest zarządzenie wnioskami urlopowymi on-line. Dodatkowo, w zależności od ustawionych dostępów, przełożeni mogą na bieżąco weryfikować dane swoich pracowników takie jak: termin obowiązywania umowy, termin szkoleń BHP, termin badania lekarskich, ewidencję wniosków urlopowych.

Przełożeni na bieżąco otrzymują informacje o złożonych wnioskach urlopowych na maila oraz mają możliwość szybkiej reakcji na złożony wniosek. Zatwierdzone wnioski bezpośrednio przenoszone są do modułu kadrowo-płacowego jako nieobecności pracownika. Rozwiązanie to ogranicza zaangażowanie personelu kadrowego w proces akceptacji wniosków urlopowych.

Przełożeni mogą mieć także dostęp do widoku planowanych nieobecności swojego zespołu, co wspiera proces zarządzania nieobecnościami.

E-archiwum

Od 1 stycznia 2019 roku będzie możliwe prowadzenie akt osobowych w wersji elektronicznej. Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej pozwala na obniżenie kosztów związanych z przetrzymywaniem dokumentacji w tradycyjnych magazynach oraz usprawnia zarządzanie dokumentacją kadrową.