Sprawozdania finansowe w formie elektronicznej

W dniu 15 marca 2018 roku weszła w życie istotna nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, wprowadzająca nowe zasady składania sprawozdań finansowych.

Zgodnie z nowymi przepisami, od dnia 15 marca 2018 roku sprawozdania finansowe wraz z innymi dokumentami finansowymi należy składać w formie bezpłatnego zgłoszenia wyłącznie w formie elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Zmiana oznacza, że sprawozdania finansowe nie mogą być już składane w formie papierowej do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie z oficjalnymi komunikatami wysyłanymi do podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, sądy rejestrowe nie będą już przyjmowały tego rodzaju wniosków do akt rejestrowych.

Podmioty zobowiązane do sporządzania sprawozdania finansowego, zamiast przesyłania sprawozdań do Krajowego Rejestru Sądowego, zobowiązane są je składać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego w tym celu przez Ministerstwo Sprawiedliwości w formie tzw. „Repozytorium Dokumentów Finansowych” utworzonego w systemie teleinformatycznym s24 (https://ekrs.ms.gov.pl/), który dotychczas służył do zakładania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, jawnych i komandytowych.

Zgodnie z nowo wprowadzonym art. 19e ustawy o KRS, zgłoszenia sprawozdania finansowego oraz innych dokumentów finansowych może dokonać wyłącznie osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator, a w przypadku gdy wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna - co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony i jest wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem. W przypadku polskich oddziałów spółek zagranicznych będzie to członek zarządu podmiotu zagranicznego.

Reasumując, zgłoszenia dokumentów finansowych, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości, w formie elektronicznej może dokonać wyłącznie osoba posiadająca numer PESEL, wpisana uprzednio do Krajowego Rejestru Sądowego, a następnie zarejestrowana w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

W praktyce zmiana oznacza, że podmioty zobowiązane nie mają już możliwości złożenia dokumentów finansowych za pośrednictwem pełnomocnika procesowego, czy też prokurenta, pomimo, iż jest on ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Ponadto, niektóre spółki mogą mieć problem z terminowym zgłoszeniem sprawozdań finansowym, w przypadku gdy osobami wchodzącymi w skład zarządu bądź będącymi wspólnikami są wyłącznie cudzoziemcy, którzy nie posiadają numeru PESEL. 

Okres przejściowy

W okresie od 15 marca do 30 września 2018 roku ustawodawca przewiduje obowiązek składania sprawozdań finansowych i innych dokumentów towarzyszących wyłącznie w formie elektronicznej, przy czym dopuszcza możliwość dołączenia do elektronicznego zgłoszenia dokumentów finansowych w postaci skanów dokumentów w formie papierowej, podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

Sprawozdania finansowe wyłącznie w formie elektronicznej

Od 1 października 2018 roku wejdzie w życie nie tylko obowiązek składania, ale również sporządzania sprawozdań finansowych wyłącznie w postaci elektronicznej. Zmiana obejmie już sprawozdania finansowe za 2018 rok.

Konieczność sporządzenia i składania w formie elektronicznej sprawozdań finansowych odnosić się będzie do:

  • sprawozdań finansowych jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego,
  • skonsolidowanych sprawozdań finansowych.
  • sprawozdania z działalności jednostki,
  • sprawozdania z działalności grupy kapitałowej,
  • sprawozdania z płatności lub skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej.
Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego, jak i jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z MSR będą przygotowywały sprawozdania finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Dodatkowo, nowelizacja objęła również zmiany w ustawie o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym. Od 1 października 2018 roku w przypadku podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, sprawozdanie z badania sporządzane będzie w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie.
 

Dodatkowe obowiązki

Zgodnie z nowymi przepisami, oprócz ww. obowiązków, zgłaszający dokumenty finansowe będzie musiał również dołączyć oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości.

Weryfikacja zgłoszenia

W przypadku pozytywnej weryfikacji zgłoszenia w systemie teleinformatycznym, dokumenty finansowe zostaną zamieszczone w Repozytorium Dokumentów Finansowych, a nie jak było to dotychczas, ujawnione w aktach rejestrowych danego podmiotu rejestrowego.

Dodatkowo, po wpisie w rejestrze przedsiębiorców wzmianek o ich złożeniu, dokumenty finansowe będą przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego s24 do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Na skutek zmiany, spółki nie będą już zobowiązane do odrębnego składania dokumentów finansowych do urzędów skarbowych. Zmiana wchodzi w życie z dniem 1 października 2018 roku, a zatem będzie dotyczyć dokumentów finansowych za 2018 rok, tym samym dokumenty finansowe, za 2017 rok, spółki będą zobowiązane złożyć do urzędów skarbowych na starych zasadach tj. w ciągu 10 dni od ich zatwierdzenia.

W przypadku zaś negatywnej weryfikacji zgłoszenia przez system teleinformatyczny, bądź rezygnacji z dokonania pierwotnego zgłoszenia, wniosek o ujawnienie sprawozdania finansowego będzie podlegał opłacie sądowej w kwocie 40 PLN oraz opłacie za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w kwocie 100 PLN.

Wsparcie MSCA

W związku z opisanymi powyżej zmianami, spółki, w których członkami zarządu są osoby zagraniczne nieposiadające numeru PESEL, będą miały problemy, gdyż nie będą mogły przesłać sprawozdań finansowych do KRS. W celu dopełnienia procedury, taka osoba zagraniczna, będąca członkiem zarządu w polskim podmiocie, będzie musiała:

  • uzyskać numer PESEL;
  • złożyć odpowiednie formularze do Krajowego Rejestru Sądowego, ujawniające nadany numer PESEL;
  • uzyskać zaufany profil ePUAP;
  • założyć zaufany profil w systemie S24 prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości;
  • złożyć odpowiednie zgłoszenie z dokumentami finansowymi za pośrednictwem systemu S24.
MSCA może asystować Państwu w wyżej wymienionej procedurze dotyczącej obcokrajowców. Proszę pamiętać, że wnioski o nadanie numeru PESEL i formularze do Krajowego Rejestru Sądowego mogą być składane przez nas na podstawie pełnomocnictwa, aby jednak uzyskać profil zaufany ePUAP, konieczne jest osobiste stawiennictwo zagranicznego członka zarządu w jednym z polskich konsulatów, ponieważ niniejszy profil musi zostać potwierdzony osobiście przez osobę zainteresowaną.