Elektroniczny Obieg Dokumentów

EOD.png
Być blisko Klienta


Kluczem do dobrej współpracy jest dla nas efektywna i niezawodna komunikacja. W świecie w którym wszyscy jesteśmy mobilni i nie mamy czasu na zarządzanie papierowymi dokumentami kluczem do sukcesu jest praca w sieci i współdzielenie zasobów. Dlatego naszym klientom oferujemy dostęp do używanej przez nas platformy elektronicznego obiegu dokumentów, która znakomicie usprawnia nasz wzajemny kontakt i ogranicza do minimum wykonywanie zbędnych czynności. Jednocześnie, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń sprawia, że informacje są zarówno dostępne dla osób uprawnionych jak i zabezpieczone przed osobami trzecimi.

Dlaczego to jest takie łatwe

Z uwagi na fakt, że system jest dostępny online poprzez dowolną przeglądarkę www oraz w związku z tym, że zarządzanie uprawnieniami i ustawianie obiegu dokumentów jest realizowane przez naszych doświadczonych specjalistów, stale używających systemu w ramach usługi księgowej, wdrożenie systemu obiegu dokumentów jest dla klienta bardzo proste i praktycznie bez kosztowe.

Wystarczy jedno spotkanie, ustawienie przez nas dostępów, krótka instrukcja i… system pracuje.

Dostosowanie do indywidualnych potrzeb

Dzięki odpowiedniej architekturze sytemu rozwiązanie to pozwala stworzyć indywidualny obieg dokumentów oraz nadać właściwy kierunek dokumentów w praktycznie w każdej firmie. System może być zasilany dokumentami zarówno poprzez ich skanowanie jak też poprzez przesłanie dokumentu na wskazany adres.

Dzięki technologii OCR znaczna część danych z dokumentów jest odczytywana automatycznie co zmniejsza ilość pomyłek i ułatwia pracę osobom, które pracują z dokumentami.

Wygoda

Czytelny interfejs powoduje że wyszukiwanie dokumentów jest bardzo wygodne. Dokumenty są dostępne z dowolnego miejsca na świecie 7 dni w tygodniu 24 godziny na dobę.

System pozwala na szybkie sprawdzenie na jakim etapie przetwarzania jest dany dokument, a w przypadku takiej potrzeby, pozwala się komunikować z innymi użytkownikami poprzez zgłaszanie uwag, które są związane z dokumentem. Korzystanie z naszego systemu obiegu dokumentów sprawia, że problemy takie jak utykanie dokumentów w szufladach czy też obieg wielu kopii dokumentu w tym samym czasie są definitywnie wyeliminowane.

Osoby zatwierdzające koszty i przelewy mają bieżący dostęp do dokumentów, które są przedmiotem zatwierdzenia.

Nie jest konieczne kopiowanie dokumentów przed ich przekazaniem do innego działu lub do nas jako zewnętrznej firmy księgowej.

Nie ma potrzeby drukowania dokumentów przychodzących w formie elektronicznej ponieważ można je niezwłocznie umieścić w systemie i nadać im odpowiedni bieg.

Główne funkcje systemu

Poniżej podsumowujemy główne funkcje używanej przez nas platformy:
 
  • automatyczna rejestracja dokumentów,
  • odczytywanie potrzebnych danych za pomocą technologii OCR,
  • załączanie dokumentów przez dedykowaną aplikację lub email,
  • elektroniczne archiwum dostępne online 24h/dobę,
  • zaawansowana wyszukiwarka,
  • elastyczna konfiguracja obiegu dokumentów,
  • możliwość tworzenia własnych typów dokumentów,
  • rozbudowane uprawnienia użytkowników,
  • logowanie zmian dokonanych przez użytkowników,
  • integracja z programami księgowymi i ERP,
  • komunikacja po API.