Księgowość oddziału firmy zagranicznej w Polsce

Wiele firm zagranicznych wchodzących na rynek Polski decyduje się prowadzić działalność gospodarczą w postaci oddziału firmy zagranicznej.

Rozpatrując tę formę prowadzenia działalności, należy zwrócić uwagę, iż oddział firmy zagranicznej jest jednostką organizacyjną, która nie posiada pełnej zdolności prawnej (tj. wszystkie działania podejmowane w takim oddziale będą prowadzone na rachunek przedsiębiorcy zagranicznego).

Z punktu widzenia rachunkowego natomiast polski oddział zagranicznego przedsiębiorstwa zobligowany jest prowadzić pełną księgowość (przy założeniu, że obroty za pierwszy rok działalności przekroczą 2 mln EUR) oraz samodzielnie sporządzać sprawozdania finansowe.

Specyfika księgowości oddziału firmy zagranicznej związana jest głównie z budową systemu rachunkowości, który odpowie na potrzeby polskiego ustawodawcy i jednocześnie sprosta wymaganiom grupowego i statutowego raportowania spółki macierzystej. Oprócz kwestii związanych z samą organizacją systemu księgowego, warto zwrócić uwagę na specyficzne transakcje pomiędzy oddziałem a spółką macierzystą. Wątpliwości mogą powstać już w momencie zawiązywania oddziału. Zwykle na początku swojej działalności oddział otrzymuje od jednostki macierzystej aktywa, które służą jego wyłącznej działalności. Mogą to być środki pieniężne, ale nie tylko - w wielu przypadkach są to środki trwałe lub rzeczowe aktywa obrotowe.  W tej sytuacji budzić wątpliwości może nie tylko sposób ewidencji ale także metoda wyceny. Prawidłowe ujęcie transakcji wzajemnych znacznie ogranicza trudności przy konsolidacji oddziału w księgach spółki macierzystej.  

Odrębną kwestią w przypadku oddziałów firm zagranicznych są rozliczenia podatkowe. Wątpliwości mogą powstać zarówno na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych jak i podatku od towarów i usług. W praktyce pomagamy przedsiębiorcom już od samego początku, rozstrzygając o konieczności rejestracji oddziału dla celów podatkowych. Zdarza się, że trafiają do nas przedsiębiorcy prowadzący oddziały, którzy nie dokonali odpowiednich zgłoszeń. Pozostając w zwłoce narażają się nie tylko na niepotrzebne obciążenia w postaci odsetek ale ponoszą również odpowiedzialność karno-skarbową. 

Moore Stephens Central Audit oprócz kompleksowych usług księgowych, kadrowo-płacowych oddziałów firmy zagranicznej zapewnia również usługi wsparcia związane z rejestracją oddziału w Polsce. Po otrzymaniu od klienta pełnomocnictwa MSCA zajmuje się całym procesem rejestracji oddziału.

Prawnik MSCA występować będzie w imieniu Klienta wobec Polskich organów, minimalizując tym samym całościowe zaangażowanie Klienta w proces rejestracji. Klient angażowany jest jedynie w przypadku konieczności udzielenia dodatkowych informacji lub przedłożenia dodatkowych dokumentów, nie wynikających ze standardowej procedury rejestracyjnej.

Jeżeli chodzi o kwestię samej rejestracji oddziału firmy zagranicznej, z naszego doświadczenia wynika, że proces ten zajmuje zwykle 2-3 miesiące. Proces utworzenia/rejestracji składa się głównie z:  
 
  • Przygotowania wymaganej dokumentacji - zwykle przygotowanie dokumentacji ok. miesiąca (należy również wziąć pod uwagę czas potrzebny na przygotowanie uwierzytelnionych tłumaczeń na język polski niektórych dokumentów, np. statutu przedsiębiorcy zagranicznego)
  • rejestracji przez sąd gospodarczego (w połączeniu z rejestracją statystyczną, podatkową itp.)  – zwykle rejestracja trwa 3-4 tygodnie.
Wypełnienie obowiązków rejestracyjnych to nie jedyna kwestia budząca wątpliwości. Organy podatkowe zwracają szczególną uwagę na koszty podatkowe oddziałów wynikające z transakcji z podmiotami powiązanymi lub generowane przez jednostkę macierzystą. Nasze doświadczenie w tym zakresie pomaga zoptymalizować obciążenia podatkowe oddziału, a przez to wpływa korzystnie na sytuację finansową spółki macierzystej. 

W zakresie usług księgowych dla oddziałów firm zagranicznych często znajduje się mniej lub bardziej szczegółowe raportowanie do spółki zagranicznej. Szczególne znaczenie w tej sytuacji ma nasze doświadczenie związane z budową modeli raportowych w oparciu zarówno o krajowe prawo bilansowe jak i zasady rachunkowe obowiązujące w spółce macierzystej. Dzięki tym unikalnym umiejętnościom potrafimy w sposób automatyczny przekazywać spółce macierzystej dane finansowe oddziału w formie umożliwiającej ich dalszą automatyczną obsługę. 

Osoby zasiadające w zarządach spółek zagranicznych posiadających oddziały w Polsce, zazwyczaj cudzoziemcy, przebywający na co dzień za granicą, często potrzebują kompleksowego wsparcia w zakresie zrozumienia polskich przepisów, wypełnieniu ciążących na nich obowiązkach z tytułu prowadzenia działalności w Polsce. MSCA, bazując na wieloletnim doświadczeniu w obsłudze księgowej tego typu podmiotów, zapewnia należytą pomoc w powyższym zakresie dając poczucie bezpieczeństwa i pewności, że wszystkie obowiązki wykonywane są zgodnie z obowiązującymi przepisami.