Wydatki firmowe płacone kartami płatniczymi

Od wielu lat pieniądz elektroniczny wypiera pieniądz w tradycyjnej postaci. Ta praktyka staje się powszechna, także w obrocie gospodarczym. Ze względów bezpieczeństwa, często nawet niewielkie transakcje, za które jeszcze niedawno zapłata następowała w gotówce regulowane, są obecnie elektronicznie za pośrednictwem karty płatniczej. Istnieje kilka rodzajów kart płatniczych. Do najczęściej wykorzystywanych należą karty debetowe czyli te, które wydawane są standardowo do rachunku bankowego i umożliwiają zapłatę do wysokości środków zgromadzonych na koncie bankowym oraz karty kredytowe i umożliwiające zapłatę do wysokości przyznanego kredytu.

Ustawodawca nie przewidział żadnych szczególnych regulacji dla transakcji, za które płatność następuje karta płatniczą. Zatem ustalając zasady ewidencji księgowej, każda jednostka powinna kierować się nadrzędnymi zasadami rachunkowości, biorąc pod uwagę specyficzne aspekty rozliczeń kartą. Przede wszystkim chodzi tu o fakt, że w momencie autoryzacji płatności dochodzi do obciążenia konta lub blokady środków pieniężnych. A więc zapłata kartą może wiązać się z uregulowaniem zobowiązania z chwilą zawarcia transakcji lub powstaniem zobowiązania. Nawet jeżeli z chwilą autoryzacji transakcji obciążany jest rachunek bankowy kontrahenta nie może być to traktowane na równi z sytuacją zapłaty gotówką. Zapłata realizowana jest elektronicznie i w związku z tym ewidencja powinna opierać się o konto rozrachunkowe. Rozważmy dwa przykłady: w pierwszym - w 31 grudnia 2017 r. pracownik spółki A dokonał zapłaty na rzecz spółki B za wykonane usługi kartą płatniczą. W momencie autoryzacji transakcji doszło do obciążenia konta bankowego spółki A. Ewidencja na dzień 31 grudnia 2017 r. będzie wyglądała w sposób następujący:

- nabycie usługi
 
  • Wn Usługi obce
  • Ma Rozrachunki z tytułu kart płatniczych
- ewidencja zapłaty
 
  • Wn Rozrachunki z tytułu kart płatniczych
  • Ma Bieżący rachunek bankowy.
W drugim przykładzie w dniu 31 grudnia 2017 r. pracownik spółki A dokonał zapłaty na rzecz spółki B za wykonane usługi kartą płatniczą. W momencie autoryzacji doszło do blokady środków na rachunku bankowym spółki A. Obciążenie rachunku nastąpiło 3 stycznia 2018 r. Ewidencja na dzień 31 grudnia 2017 r. będzie wyglądała w sposób następujący:
 
  • Wn Usługi obce
  • Ma Rozrachunki z kontrahentami
Ponieważ zapłata nastąpiła dopiero 3 stycznia 2018 r. na dzień 31 grudnia 2017 r. spółka A powinna w księgach wykazać zobowiązanie wobec spółki B.

W dniu 3 stycznia 2018 r. następuje obciążenie rachunku bankowego spółki A. W związku z tym na ten dzień ewidencja powinna wyglądać w sposób następujący:
 
  • Wn Rozrachunki z kontrahentami
  • Ma Bieżący rachunek bankowy
Warto zwrócić uwagę, aby ewidencja analityczna umożliwiała identyfikację karty, za pomocą której realizowana jest płatność. Ułatwia to identyfikację osoby odpowiedzialnej za dany wydatek, a przez to skraca czas uzyskania niezbędnych wyjaśnień.

Płatności kartą a moment powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT

Zgodnie z zasadą ogólną, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w dniu, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi lub dostawy towarów. Zatem w przypadku zakupów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z zasadą ogólną, sposób zapłaty: gotówką, przelewem bankowym czy kartą płatniczą nie będzie miał wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego, a tym samym na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Sposób zapłaty będzie miał jednak znaczenie w przypadku zakupów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zapłaty.

Taka sytuacja ma miejsce przykładowo w przypadku zapłat zaliczek. Warto zwrócić uwagę, że zapłata kartą płatniczą odbywa się przy udziale operatorów terminali płatniczych. Środki pieniężne z danej transakcji wpływają w pierwszej kolejności na konto bankowe operatora a następnie po kilku dniach są przekazywane na konto bankowe sprzedającego. Sprzedający dysponuje środkami pieniężnymi z zaliczki dopiero po 3-4 dniach od autoryzacji transakcji. Zatem dopiero po tych 3-4 dniach powstaje u kupującego prawo do odliczenia podatku naliczonego.